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La gestión de flotas de impresión es uno de los aspectos más subestimados en la infraestructura tecnológica de las empresas. Según estudios del sector, las organizaciones pueden desperdiciar hasta un 30% de su presupuesto de impresión debido a una gestión ineficiente. Esto no solo representa costos elevados, sino también pérdidas en productividad, interrupciones operativas y frustración para los equipos de trabajo.
Muchas empresas adquieren impresoras, escáneres y terminales de alta calidad —como las soluciones empresariales de Brother— pero no logran aprovechar todo su potencial porque cometen errores básicos en la administración de estos dispositivos. La buena noticia es que estos errores son completamente evitables con las estrategias correctas.
En este artículo, identificaremos los cinco errores más frecuentes que cometen las empresas al gestionar sus flotas de impresión y te daremos soluciones prácticas para optimizar costos, mejorar la eficiencia operacional y maximizar el retorno de inversión de tu infraestructura de impresión.
El error más común —y costoso— es adoptar un enfoque reactivo en lugar de preventivo. Muchas empresas solo prestan atención a sus impresoras cuando ya dejaron de funcionar, lo que genera interrupciones inesperadas, reparaciones de emergencia más costosas y pérdida de productividad en momentos críticos.
Costos ocultos del mantenimiento reactivo:
Implementa un programa de mantenimiento preventivo con estas acciones clave:
Las impresoras industriales como la serie Brother Titan vienen con capacidades de monitoreo remoto que facilitan el mantenimiento preventivo al alertar automáticamente sobre necesidades de servicio.
Las empresas invierten en equipos avanzados pero solo utilizan funciones básicas. Es como comprar un smartphone de última generación para únicamente hacer llamadas. Esta subutilización representa una pérdida directa de inversión y oportunidades de eficiencia.
Características comúnmente ignoradas:
Por ejemplo, la serie Brother PocketJet ofrece impresión móvil inalámbrica desde tablets y smartphones, perfecta para equipos en campo, pero muchas empresas no activan esta funcionalidad y pierden ventajas competitivas en servicio al cliente.
"No puedes mejorar lo que no mides" es especialmente cierto en gestión de flotas de impresión. Sin datos sobre uso, costos por página, volúmenes departamentales o patrones de impresión, es imposible tomar decisiones informadas o identificar oportunidades de ahorro.
Consecuencias de no medir:
Implementa un sistema de seguimiento y análisis con estas métricas clave:
Muchas soluciones empresariales, incluyendo equipos Brother con conectividad de red, permiten integración con software de gestión de impresión que automatiza la recopilación de estas métricas.
Comprar diferentes marcas y modelos de impresoras "según la oferta del momento" parece ahorrar dinero a corto plazo, pero genera costos ocultos significativos: múltiples tipos de consumibles en inventario, necesidad de capacitación en diferentes interfaces, dificultad para compartir recursos y complejidad en soporte técnico.
Costos de la falta de estandarización:
Por ejemplo, estandarizar en la familia de productos Brother permite usar las mismas etiquetadoras P-touch en manufactura, almacén y oficinas, simplificando inventario de cintas y capacitación del personal.
En la era del trabajo híbrido y las operaciones móviles, muchas empresas siguen con mentalidad de "impresoras de escritorio fijas". Esto limita la productividad de equipos en campo, genera cuellos de botella cuando el personal debe regresar a la oficina para imprimir, y pierde oportunidades de servicio al cliente inmediato.
Señales de que necesitas movilidad:
La inversión en movilidad no solo mejora productividad, sino también la percepción del cliente al recibir documentación profesional de forma inmediata en su propia ubicación.
Para asegurar una gestión óptima de tu flota de impresión, utiliza este checklist trimestral: